Control de versiones en Google Drive para documentos no nativos

En Google Drive podemos crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentacions, formularios, dibujos… pero también subir, organizar, almacenar y compartir documentos creados externamente: pdf, word, etc.

Algo muy típico cuando tenemos ese tipo de documentos y necesitamos sustituirlos por una nueva versión de los mismos es borrar la copia que tenemos online y después subir la nueva al mismo sitio. Eso da problemas en algunas ocasiones cuando se trata de carpetas compartidas con otras personas, que no dejan de ver las versiones antiguas y la gestión del espacio se vuelve confusa.

Por otro lado, pudiera interesarnos mantener un historico de las versiones del documento en cuestión. Eso es imposible si borramos y subimos el documento de nuevo cada vez.

La solución es usar la funcionalidad de control de versiones que incorpora Google Drive. Sencilla, fácil de usar pero no evidente a la vista. Se trata simplemente de los siguiente:

  • Accedemos al menú contextual del documento y veremos la opción de gestión de versiones.
  • Al abrirla aparece un cuadro con todas las versiones. Podemos subir la nueva desde allí, que sustituirá a la vigente hasta el momento.

Una vez hecho esto, siempre podremos regresar al menú de versiones para descargar o eliminar alguna de las antiguas.

A continuación incluyo un breve video en el que muestro lo que comento: